- Rådmannen burde informert tidligere

Rådmann Ketil Helgevold i et tidligere formannskapsmøte.

Rådmann Ketil Helgevold i et tidligere formannskapsmøte. Foto:

Av

Statsautorisert revisor Gaute Sivertsen og advokat Fredrik Bie har ferdigstilt sin rapport om budsjettoverskridelsene i Eigersund kommune i 2014 og finner ikke grunn til å plassere noe hovedansvar mot person.

DEL

De har gjennomført en forundersøkelse, en såkalt begrenset granskning, på oppdrag fra kommunestyret.

I rapporten fra Sivertsen og Bie konstateres det at budsjettavvikene som ble avdekket og omtalt i KO-rapporten fra rådmannen i fjor vår, i stor grad er adressert i ettertid, gjennom endrede rutiner og kontrollordninger. Kun i begrenset grad er det nødvendig å anbefale ytterligere tiltak.

Deler av rapporten er unntatt offentlighet.

Kontrollutvalget behandlet saken i sitt møte mandag og anmoder om at den blir satt på sakslista til kommunestyret 16. mars. Kontrollutvalget mener at forundersøkelsen gir et godt bilde av problemstillingen, og at det derfor ikke er nødvendig med videre undersøkelser. Men kontrollutvalget kritiserer rådmannen for ikke å ha informert om overskridelsene på et tidligere tidspunkt.

Les også: Rådmannen mener hullet i båten er tettet

Ber om nye rutiner

Kontrollutvalget anbefaler, etter forslag fra Svein Olav Tengesdal (Sp), at formannskapet i framtida skal underrettes skriftlig i neste ordinære møte, uavhengig av økonomirapporter, dersom rådmannen blir kjent med kostnadsoverskridelser på mer enn én million kroner. Økonomisk status innenfor hver enkelt avdeling skal være tema på ledermøtene minst én gang i måneden.

Samtidig mener kontrollutvalget at lønningskontoret i kommunen skal kontrollere at det løpende er samsvar mellom hjemmelsregisteret og lønnsregisteret. Videre bør det innføres stillingsbeskrivelser for nøkkelpersonell i organisasjonen, og økonomiavdelingen skal i framtida alltid kvalitetssikre tallmaterial før forslag til driftsreduksjoner legges fram til politisk behandling.

— Visste om merforbruket

Følgende funn i rapporten fra granskningen blir trukket fram av kontrollutvalget;

* Gjennom media, og i det ekstraordinære møtet med formannskapet og kontrollutvalget 26. mai i fjor, ble det skapt et inntrykk av at rådmannen først ble kjent med de store overskridelsene like i forkant av dette møtet. Dette medfører ikke riktighet, påpeker kontrollutvalget, som viser til at rådmannen og ledergruppa i kommunen ble informert om de forventede kostandsmessige konsekvensene av den såkalte KO-saken allerede 20. februar. I tillegg ble rådmannen informert om merforbruket i barnehagene 8. april. Kontrollutvalget er kritisk til at ikke rådmannen informerte formannskapet og kommunestyret umiddelbart etter at en ble kjent med disse tallene. Slik kontrollutvalget ser det, ville det vært svært naturlig å informere om dette i formannskapsmøtet 9. april 2014.

* Fylkesmannen hadde tilsyn med de kommunale barnehagene i Eigersund i begynnelsen av 2013 og kom i etterkant med klare krav til økt pedagogisk bemanning. Kontrollutvalget mener det er dramatisk at ikke kommunens økonomiavdeling ble brukt for å estimere kostnader, eller vurdere kostnadsbildet, ved de ulike alternativene kommunen hadde med tanke på å innfri Fylkesmannens krav. Kontrollutvalget mener at rådmannen burde lagt fram en sak for politisk behandling der ulike alternativer ble presentert, med økonomiske konsekvenser. Et alternativ til å ansette flere pedagoger kunne vært å flytte barn mellom barnehager, går det fram av rapporten.

* Som følge av budsjettoverskridelsene la rådmannen fram ulike kuttforslag til politisk behandling. I den nye rapporten går det fram at disse ikke var kvalitetssikret av økonomiavdelingen i kommunen. Dette medførte at rådmannen, etter spørsmål fra representanter i kommunestyret, måtte redusere effekten av foreslåtte kutt til dels betydelig.

Les også: Vil kutta for 16 millionar i 2014

Mest alvorlig

Budsjettavvikene har ulike forhistorie og grunnlag. Overskridelsen i avdelingen for tekniske tjenester var på cirka 4 millioner kroner. Dette mener Bie og Sivertsen ligger innenfor rammen av det påregnelige. Avviket var hovedsaklig knyttet til økte utgifter til vedlikehold.

Fylkesmannens krav til økt bemanning i barnehagene førte på sin side til økte utgifter på cirka 16 millioner kroner, ettersom ressursbruken i de kommunale barnehagene har stor betydning for tilskuddet til de private barnehagene. I rapporten fra Bie og Sivertsen går det fram at kostnadene på dette området ble underbudsjettert i budsjettet for 2014.

De øvrige overskridelsene innenfor kultur- og oppvekstavdelingen, den såkalte KO-saken, er de mest alvorlige, mener Bie og Sivertsen. Problemet var, ifølge Bie og Sivertsen, en «uheldig organisering som fikk stor effekt ved feilaktig bruk av et sentralt styringsverktøy, hjemmelsregisteret.» De påpeker at feil i hjemmelsregisteret, slik som i denne saken, har stor betydning, da lønnsutgifter utgjør en stor del av kommunens samlede kostnader. Feil i hjemmelsregisteret kan også få betydning flere budsjettår fram i tid, påpekes det i rapporten. Overskridelsene knyttet til KO-saken var på cirka 17 millioner kroner.

— Betydelige feil

Ifølge rapporten fra granskningen var det betydelige feil ved hjemmelsregisteret. Forundersøkelsen har også vist at kommunen hadde vært kjent med denne feilbruken gjennom flere år. Bie og Sivertsen mener at kommunen over tid har tillatt en praksis hvor et så sentralt instrument som hjemmelsregisteret bare ga et riktig resultat hvis den ansvarlige personen hadde kontroll på avvik som lå i selve systemet. Det er utvalgets syn at det ikke bør forekomme en praksis hvor det tillates feil bruk av et slikt system — systemet blir da avhengig av at den ansvarlige personen besitter en kunnskap og forståelse som det ikke er gitt at en ny ansatt har.

Burde vært innarbeidet

Allerede høsten 2013 ble det anslått av økonomiavdelingen at merforbruket i kultur- og oppvekstavdelingen kunne komme opp i 14 millioner kroner det året. Forholdet ble da døpt «KO-saken».

«Dette var ikke engangskostnader. Kostnadene ble likevel ikke innarbeidet i budsjettet for 2014. (..)den enkelte etat er selv ansvarlig for å utarbeide sine budsjett. Selv om KO-saken først ble en sak seint i november 2013, var de sentrale kostnadselementene kjent tilstrekkelig tidlig til at en burde fått dette med i budsjettet for 2014,» heter det i rapporten fra granskningen.

Ansvaret for at dette ikke ble gjort, må i hovedsak ligge på kultur- og oppvekstavdelingen, som hadde det formelle ansvaret, men både avdelingen for økonomi, rådmannen og formannskapet var orientert om problemstillingen, påpekes det. Det blir også trukket fram at den som hadde hovedansvaret for etatens budsjett, ikke hadde en realistisk oppfatning av hva merforbruket i 2013 ville medføre av kostnader i 2014.

Artikkeltags